Важный гусь

+7(969)-777 36 79

управленческий учёт собственными силами

Мощный и гибкий инструмент для старта и малого бизнеса. Смотри подробный план “как выстроить его своими силами”

зачем надо

Понимать разницу между бухгалтерским и управленческим учётом. Почему для принятия решений нужен именно последний

Знать главные финансовые отчёты и какую задачу решает каждый в контексте перевозок

Осознавать типичные финансовые проблемы транспортной компании, которые решает система учёта

Быть готовым к изучению конкретных инструментов, понимая их место в общей системе

инструменты для внедрения учёта собственными силами

Вопрос: где прибыль?

вОПРОС: где деньги?

Ответ на 2 главных вопроса

Отчет: учёт топлива

Отчет: учет зп водителя

в разработке

Отчет: расчет прибыльности рейса

в разработке

Отчет скажет куда ушли, откуда пришли, сколько осталось

Отчет покажет есть ли доход или "работа ради работы"

Оптимизация / планирование /управление

Это основная деятельность компании. Это потоки, связанные с созданием и продажей услуги.

Отражает операции, связанные с привлечением и возвратом денег от инвесторов и кредиторов. 

Это вложения в бизнес, например покупка и ремонт автомобилей, либо продажа активов компании.

«ГДЕ ДЕНЬГИ?» Почему деньги на счетах исчезают, хотя
в отчете — чистая прибыль

Что делать прямо сейчас?

1. Начните с простого файла в Excel. Столбцы: приход; расход; остаток на счете. 

2. Составляйте не только фактический, но и прогнозный ОДДУ и платёжный календарь.

• включайте плановые поступления (исходя из условий оплаты с клиентами), график оплаты топлива и заработной платы, плановые платежи по кредитам, график технического обслуживания.

Это ваш главный инструмент борьбы с кассовыми разрывами.

3. Регулярно проводите анализ:

• Сравнивайте прогнозный и фактический ОДДС: Почему они не совпали? Задержали оплату? Провели внеплановый ремонт?

Уже через месяц вы увидите свою компанию в совершенно новом, прибыльном свете, и на вопрос «ГДЕ ДЕНЬГИ?» у вас будет четкий, обоснованный ответ.

Текущая (операционная деятельность):   

ПОСТУПЛЕНИЯ:

Выручка 

• Наемный транспорт 
• Собственный транспорт 

Прочие поступления 

• Проценты 
• Возврат долгов 

Дебиторская задолженность («дебиторка»). Вы уже отгрузили рейсы, отразили выручку в прибыли, а клиенты задерживают оплату на 30, 60, 90 дней. Денег нет, а топливо и зарплаты платить надо.

Кассовые разрывы. Несовпадение графиков платежей: завтра платить за топливо и кредит, а основные поступления от ключевого клиента ожидаются только через неделю.

Незапланированные расходы. Внезапный капитальный ремонт двигателя, штрафы, поломка — это сразу крупный отток денег, который «съедает» операционную прибыль месяца.

Непроизводительные простои. Машина стоит без работы, но кредитные платежи по ней, страховка и зарплата механика идут. Это убыток, даже если он не всегда очевиден.

Владельцу транспортной компании этот вопрос знаком лучше всех. Машины ездят, клиенты есть, в Отчете о прибылях и убытках (ОПиУ) — прибыль. Но на счетах — ноль. Почему?

Прибыль на бумаге и деньги на счету - две большие разницы.

ОДДС показывает реальные денежные потоки, отделяя их от «бумажной» прибыли.

Главные «пожиратели денег» в транспортном бизнесе:

К каждом разделу надо сформировать статьи движения денежных средств, в том разрезе, который подходит именно Вам.
Важно: учитывать фактическую дату поступления/списания, а не дату накладной.

Топливо — это ликвидный товар, который легко слить и продать. Без строгого учета потери от воровства могут составлять от 5% до 20% всего объема закупленного топлива.

Данные по расходу топлива позволяют анализировать эффективность тех или иных маршрутов.

Резкое увеличение расхода топлива — это первый симптом неисправности автомобиля.

УЧЕТ ТОПЛИВА

При наличии управленческого учета в специальных программах данный учет позволяет вести учет обобщено и подробно (аналитика по машинам, по рейсам, по месяцам и пр.)

При автоматизации процесса учета используются системы мониторинга и датчики уровня топлива и прочие системы, синхронизируемые в учетные программы. 

Также при малых объемах можно начать вести упрощенный учет в таблицах ( Благодаря этому, на этапе настройки автоматизации у вас уже будет ясность, какие отчеты и показатели самые важные.

Какие данные необходимо знать: 

По пробегу: нужно зафиксировать показания спидометра перед выездом и после возвращения.
По топливу: записать остаток в баке до и после рейса, а также сколько литров было залито
У Вас эти данные уже есть из путевого листа.

Топливо (ГСМ) является одним из значимых расходов в транспортной компании, занимает до 30-40% всех затрат.

Последствия отсутствия учета топлива это ваши убытки. 

«ГДЕ ПРИБЫЛЬ?»: Почему деньги на счетах исчезают, хотя в отчете — чистая прибыль

Что делать прямо сейчас?

1. Считайте каждый рейс отдельно. Не ленитесь. Доход минус топливо, водитель, платные дороги. 

2. Не работайте в минус. Если после вычета топлива и водителя у вас осталось 5 рублей с километра — это не работа, это благотворительность.

3. Машина, которая стоит, — тоже расходует деньги. Лизинг, страховка, никуда не деваются. Если техника приносит меньше, чем съедает, — прощайтесь.


Главное — знать, сколько денег приносит каждый рейс и каждая машина. А не просто «в целом по фирме». 

Рассчитай валовую, операционную и чистую прибыль

Валовая прибыль — это разница между выручкой от продаж и себестоимостью услуг. Показывает, сколько денег остаётся у компании после покрытия прямых затрат.
Операционная прибыль  — деньги, которые получает бизнес после вычета всех расходов на реализацию товаров или услуг.
Чистая прибыль -  доход, который остаётся после вычета всех расходов.

Выручка - прямые затраты = Валовая прибыль
Валовая прибыль -косвенные расходы = Операционная прибыль
Операционная прибыль - налоги - проценты по кредитам = Чистая прибыль

Анализ: что мы можем увидеть:

• Сравнение собственного и наёмного транспорта: где реально лучше вклад в прибыль.
• Какое процентное соотношение статей расхода и возможность анализа его и оптимизации.

Для более подробного анализа надо либо вести полноценный учет в специальных программах, но для начала или при маленьких оборотах возможно ведение в Excel с добавлением разных отчетов, из которых можно заполнять общий ОПиУ.

Какие данные и откуда брать:

Заявки, маршруты, тарифы, статусы
Топливные карты/телематика: фактическое топливо, пробег
Выписки с р/с, документы от поставщиков, лизинговых компаний
Простои
Табель по ЗП

Сверки:

км по GPS vs км по путевым листам
топливо факт vs норма
рейсы закрытые актами и выручка в ОПиУ

ОПиУ (P&L) в транспортной компании строят как управленческий отчёт о прибыли по направлениям/рейсам с правильной разнесённой себестоимостью (топливо, водители, ремонт, лизинг, платные дороги и т. п.) и с разделением переменных и постоянных затрат. 

Сформируй структуру выручки (закрепи правило признания выручки (по дате рейса/акта/закрытия заявки)

Разделить на направление деятельности, чтоб видеть
выручку в разрезе и понимать на какое направление приходит больше выручки.

• Наемный транспорт
• Собственный транспорт
• Доп услуги (погрузка/разгрузка, экспедирование, хранение, страхование)

Прочий доход - это доход не от основной деятельности, допустим проценты от вкладов, одноразовые сделки и т.п. 

Процентное соотношение показывает сколько в общей сумме доходов приходится на выручку и прочий доход Также мы можем увидеть какое процентное соотношение между направлениями.

Сформируй структуру расходов на Прямые и косвенные. 

Прямые расходы - это затраты, которые учитываются в себестоимости конкретной продукции, выполненных работ или оказанных услуг. 
Например: В нашем кейсе собственнику удобно считать, что заработная плата водителю и топливо это прямые расходы для собственного парка и оплата наемным водителем для наемного транспорта. Также к ним можно добавить платную дорогу, страхование груза - все что можно отнести к конкретному рейсу.

Косвенные расходы - это затраты, которые не могут быть напрямую связаны с  конкретными услугами, но при этом влияют на общие издержки компании. Делятся на коммерческие расходы и управленческие расходы:

Владельцу транспортной компании этот вопрос знаком лучше всех. Машины ездят, клиенты есть, в Отчете о прибылях и убытках (ОПиУ) — прибыль. Но на счетах — ноль. Почему?

Ответ прост: Прибыль — это не деньги. ОПиУ отвечает на вопрос «Есть ли результат?»

Прибыль считается по методу начисления (когда оказали услугу — уже доход, даже если деньги придут через месяц или не придут вообще). Деньги же живут по кассовому методу (деньги пришли — есть, не пришли — нет).

документы транспортной компании

Договор

Транспортная накладная (тн)

в разработке

в разработке

Заявка

Товарно-транспортная накладная (ттн)

в разработке

в разработке

Путевой лист

в разработке